Vi proponiamo di seguito un articolo della Prof. Avv. Giusella Finocchiaro recentemente pubblicato sul numero di marzo della newsletter del magazine online “ICT4Executive”.
La conservazione dei documenti informatici solleva, sotto il profilo delle modalità procedurali e delle problematiche giuridiche connesse, diversi dubbi tra gli operatori. Cerchiamo, attraverso la formulazione di specifiche domande e risposte, di chiarire i principali aspetti della tematica.
Quali sono le regole principali in materia di conservazione dei documenti informatici?
Il Codice dell’amministrazione digitale, recentemente modificato dal d. lgs. 30 dicembre 2010, n. 235, disciplina agli artt. 40 e ss. la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici. Con particolare riguardo alla conservazione, la principale fonte normativa di riferimento è rappresentata dall’art. 43, che sancisce il generale principio della libertà delle forme nella conservazione dei documenti informatici, stabilendo che “i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71”. Naturalmente, se i documenti sono prodotti in originale in formato digitale, la modalità logicamente conseguente di conservazione dei documenti è quella digitale. Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti, quindi, può riguardare tanto i documenti informatici, quanto i documenti analogici.
Come avviene il procedimento di conservazione?
Il procedimento avviene mediante la memorizzazione del documento, nel caso di documenti informatici, o dell’immagine di esso, nel caso di documenti analogici, su supporti ottici. Il procedimento termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un soggetto, il responsabile della conservazione, il quale attesta il corretto svolgimento del processo. I requisiti del sistema di conservazione sono descritti dall’art. 44 del Codice dell’amministrazione digitale: in particolare, devono essere garantiti l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento, nonché dell’amministrazione o dell’area organizzativa di riferimento, l’integrità del documento e la leggibilità e la reperibilità delle informazioni identificative. Alla luce del dato normativo richiamato si può, quindi, affermare che il diritto, invocando il principio di libertà delle forme della conservazione, riconosce ai soggetti un ampio spazio di autonomia. Spetta, infatti, ai soggetti interessati stabilire compiutamente le procedure della conservazione.
Quali sono le principali novità normative in materia di conservazione?
Tra le principali novità introdotte dal d. lgs. 30 dicembre 2010, riveste un particolare rilievo la disposizione di cui all’art. 44 bis del Codice dell’amministrazione digitale. La norma consente l’affidamento dell’attività di conservazione e di certificazione dei relativi processi a soggetti pubblici e privati, i quali possono, inoltre, chiedere l’accreditamento presso DigitPA. Merita, inoltre, attenzione la disposizione di cui all’art. 44, comma 1° bis, secondo cui il responsabile della conservazione opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati.
La conservazione dei documenti solleva problematiche relative alla normativa sulla protezione dei dati personali?
É necessario inquadrare, sotto il profilo della normativa a tutela dei dati personali, il responsabile della conservazione. Occorre, infatti, chiedersi se questi sia titolare autonomo del trattamento o responsabile del trattamento. Una problematica non di poco rilievo considerata la circostanza per cui il processo di conservazione può essere affidato, tramite un contratto di outsourcing, ad un soggetto terzo.
Quale dunque deve essere l’approccio a questa tematica?
Deve essere un approccio il più possibile aperto, considerato che il diritto pone molti meno vincoli di quanto si pensi. Il diritto, infatti, fornisce gli strumenti, ma non pone vincoli alla libertà dei soggetti interessati di definire le procedure. Ampio spazio, quindi, all’autonomia negoziale.
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