Direttore Scientifico: Prof.ssa Avv. Giusella Finocchiaro
Curatrice Editoriale: Dott. Giulia Giapponesi

School of managementL’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, promosso dalla School of Management del Politecnico di Milano, organizza il convegno nazionale di presentazione dei risultati della Ricerca 2015-2016.

La digitalizzazione dei processi è un’importante opportunità e una leva strategica indispensabile per stimolare il recupero di competitività del nostro Paese. Le imprese faticano però a cogliere l’opportunità dell’innovazione digitale. Dopo l’obbligo di Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione, molte imprese stanno aspettando di conoscere quali incentivi il Legislatore vorrà mettere in campo per stimolare il “percorso digitale” anche nel B2b. In tempi di digital disruption, come si affronta il Digitale nelle imprese?

Il Convegno di presentazione dei risultati della Ricerca 2015/16 dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, promosso dalla School of Management del Politecnico di Milano, proverà a dare una risposta alle seguenti domande: Che cos’è e quanto vale l’eCommerce B2b in Italia? Qual è il grado di digitalizzazione delle imprese in Italia? Quali le differenze tra grandi, piccole e micro imprese? Quali sono le imprese che oggi possiamo definire “digitali”? Come hanno affrontato il proprio percorso di Digitalizzazione? Quali sono i benefici riconosciuti dalle imprese che hanno realmente affrontato un percorso di digitalizzazione? Quali, invece, le criticità e le barriere ancora da superare? Qual è stato l’effetto della Fatturazione Elettronica verso la PA? Ci sono altre azioni che può mettere in atto il Legislatore per accelerare il processo di digitalizzazione delle nostre imprese?Quali sono gli incentivi che potrebbero realmente stimolare una trasformazione digitale delle imprese?

Il Convegno “Trasformazione Digitale: B2b… or not to be?” si terrà giovedì 16 Giugno 2016 dalle 9.00 alle 13.15 presso l’Auditorium Gio Ponti, Sede di Assolombarda, Via Pantano 9, 20122, Milano. Alle 11.40 Giusella Finocchiaro interverrà nella sessione dal titolo ”L’Italia in un mercato digitale europeo”.

Nell’ultimo anno la Ricerca si è posta i seguenti obiettivi:

• Monitorare le esperienze in Italia di Fatturazione Elettronica verso la PA, identicandone le «Good» e le «Bad» Practice;

• Monitorare le esperienze di Digitalizzazione, identicando le «Good Practice» e misurando la diusione a livello di liere e reti di imprese;

• Continuare a denire l’impatto della Digitalizzazione dei processi, a livello di singola impresa e di Supply Chain;

• Monitorare continuativamente evoluzione e sviluppi del quadro normativo nel nostro Paese e a livello Europeo;

• Analizzare criticamente il mercato dell’Oerta di soluzioni e servizi di Digitalizzazione in Italia;

• Accompagnare PA e imprese nell’identicare la propria roadmap di evoluzione Digitale;

• Continuare nel percorso di diusione culturale delle opportunità della Digitalizzazione a supporto dei processi di business;

• Raorzare il ruolo della Community sviluppata negli anni attorno all’Osservatorio.

La presentazione dei risultati della Ricerca sarà seguita da una tavola rotonda, in cui i principali rappresentanti delle istituzioni e del sistema imprenditoriale in Italia si confronteranno sulle opportunità offerte dal “Digitale” per rilanciare la competitività del Paese. Il Convegno sarà anche occasione per presentare numerose testimonianze di organizzazioni che già hanno avviato un percorso consapevole di Digital Business Transformation.

Il programma del convegno è disponibile QUI. Per maggiori informazioni sul Convegno contattare la Dott.ssa Eleonora Luca (email: eleonora.luca@polimi.it).

firma_digitaleÈ stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015 il d.p.c.m. 13 novembre 2014, contenente le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonchè di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.

Il provvedimento che entrerà in vigore il prossimo 11 febbraio contiene importanti previsioni in materia di formazione del documento informatico, indicando fra l’altro le operazioni necessarie per garantire le caratteristiche di immodificabilità e di integrità (art. 3), nonché in materia di copie e in materia di sicurezza per garantire la c.d. tenuta del documento (art. 8). Inoltre, specifiche previsioni disciplinano la formazione dei documenti amministrativi informatici e dei fascicoli, registri e repertori informatici.

Il provvedimento è consultabile cliccando QUI.

fattura_elettronicaVi proponiamo qui l’articolo di Giusella Finocchiaro apparso su Agenda Digitale l’8 ottobre 2014.

L’analisi dei dati sulla diffusione della fatturazione elettronica nel nostro Paese mostra un processo in crescente espansione. Come ricostruito dall’Osservatorio Fatturazione elettronica e dematerializzazione del Politecnico di Milano, a seguito dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica nei rapporti con le pubbliche amministrazioni, è in crescente aumento il numero delle pubbliche amministrazioni che hanno provveduto all’indicazione degli uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche all’interno dell’iPA (indice delle pubbliche amministrazioni). Parimenti è in costante crescita il numero delle fatture elettroniche trasmesse attraverso il Sistema di interscambio.

Dagli ultimi dati pubblicati per l’anno 2014, ad esempio, si ricava un numero elevato di fatture inoltrate alle pubbliche amministrazioni (135.015), numero che risulta ancor più significativo considerato che si tratta di un dato riferito al mese di agosto. Un ulteriore elemento positivo è che dal raffronto tra i dati relativi al mese di luglio e quelli del mese di agosto, è in diminuzione il numero delle fatture scartate dal sistema, perché formalmente errate e delle fatture non recapitate, perché mancanti del codice identificativo dell’ufficio destinatario. Si tratta quindi di un trend positivo che non può che ipotizzarsi in espansione per i prossimi mesi.

Allargando la prospettiva di analisi ai rapporti tra imprese, risulta che i numeri della diffusione della fatturazione elettronica variano sensibilmente a seconda della modalità impiegata. Noto è che il processo di fatturazione elettronica può essere dalle imprese implementato attraverso diverse modalità. Alle imprese (poche decine) che hanno implementato un processo di fatturazione elettronica, analogo a quello previsto e disciplinato dal d.m. 3 aprile 2013, n. 55, tale cioè che prevede il formato strutturato, l’apposizione della firma qualificata o digitale, la successiva conservazione nel rispetto delle previsioni di cui al Codice dell’amministrazione digitale, si affianca il numero ben più elevato delle imprese che hanno basato il processo sulla definizione di fattura elettronica, come modificata e notevolmente semplificata dall’art. 1, comma 325 della “legge di stabilità 2013”. Secondo l’attuale formulazione dell’art. 21 del d.p.r. 26 ottobre 1972, n. 633, infatti, la fattura elettronica è definita come “la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”. L’elemento scriminante per qualificare “elettronica” la fattura non è quindi il suo formato originario, ben potendo essere anche cartaceo, ma la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa o messa disposizione del destinatario. Sempre grazie ai dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, si ricava che la percentuale delle imprese che “fanno fatturazione elettronica” attraverso questa modalità si aggira intorno al 50%. Il numero è tale da giustificare talune considerazioni che forse possono essere estese anche all’ambito della fatturazione elettronica verso le pubbliche amministrazioni.

Evidentemente, le ragioni di un numero così elevato va ravvisato nell’avvertire la relativa disciplina meno stringente. Non è previsto un formato strutturato; il soggetto passivo sceglie la modalità attraverso cui assicurare i requisiti di autenticità dell’origine e di integrità del contenuto (attraverso un sistema di controllo di gestione o, in alternativa, attraverso l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente ovvero attraverso sistemi EDI); la conservazione non comporta un obbligo di simmetria tra emittente e destinatario della fattura, potendo quest’ultimo decidere di accettare o meno questo processo.

Il quadro di riferimento appare quindi agli operatori meno vincolante rispetto a quello dettagliatamente disciplinato dal citato d.m. 3 aprile 2013, n. 55 per la fatturazione nei rapporti con le pubbliche amministrazioni.

Concludendo, pur nella ricostruita positiva tendenza di crescente espansione, possiamo affermare che manca qualcosa per il definitivo consolidamento?

Il quadro normativo è chiaro. Anche sotto il profilo della diffusione di una cultura della conoscenza il quadro può dirsi esaustivo. Il sito www.fatturapa.gov.it offre, infatti, dettagliate indicazioni di supporto sul “come fare”, prevedendo specifiche funzionalità attraverso cui l’utente può simulare le diverse fasi del processo e segnatamente compilazione, invio e ricezione. Ad oggi, forse, salvo autorevoli eccezioni (in primis l’attività condotta dall’Osservatorio del Politecnico di Milano), manca un’attività di diffusione dei vantaggi derivanti dalla fatturazione elettronica e in generale dall’informatizzazione dei processi organizzativi. Gli strumenti ci sono basta volerli adottare. Ma per le imprese è essenziale avvertire l’adozione di un nuovo strumento in un’ottica positiva di costi e benefici, idonea cioè a conseguire una vantaggio. E questa potenzialità è a parere di chi scrive insita nei processi di fatturazione elettronica.

Vi proponiamo qui l’articolo di Giusella Finocchiaro pubblicato sul Il Corriere delle Comunicazioni il 7 luglio 2014.

fotina-131120130426_mediumL’Agenzia delle Entrate con la circolare 18/E del 24 giugno 2014 ha fornito chiarimenti sulla disciplina in materia di fatturazione elettronica.

Secondo quanto dispone l’art. 21 del d.p.r. 633 del 1972, per “fattura elettronica” si intende “la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”. Sotto questo profilo, la circolare chiarisce che, per potersi qualificare una fattura come “elettronica” ciò che rileva non è il formato originario, utilizzato per la sua creazione, che può essere anche cartaceo, ma la circostanza che la fattura sia in formato elettronico al momento della sua trasmissione al destinatario. Al contrario, non può qualificarsi come “elettronica” la fattura, creata in formato informatico, che venga inviata e ricevuta dal destinatario in formato cartaceo.

L’art. 21 del d.p.r. 633 del 1972, inoltre, stabilisce che il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario. In relazione a questo aspetto, la circolare chiarisce che il termine “accettazione”, coerentemente con le indicazioni delle note esplicative della Direttiva 2010/45/UE del 13 luglio 2010, non è da intendersi come richiedente un accordo, precedente o successivo alla fatturazione, tra le parti.

L’accettazione del destinatario non è condizione necessaria per il perfezionamento del processo in capo all’emittente. Infatti, come precisato dal paragrafo 1.5 della circolare, se il destinatario non accetta il documento elettronico, l’emittente può comunque procedere all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura creata e trasmessa in modalità elettronica possieda i requisiti di legge dal momento della sua emissione fino al termine del periodo di conservazione.

Un ulteriore importante chiarimento riguarda la fase di conservazione. La circolare, infatti, chiarisce quali siano i vincoli da rispettare nel caso in cui il luogo di conservazione elettronica delle fatture sia in un altro Stato. Si presume, quindi, che questi requisiti saranno oggetto di disciplina nel contratto di outsourcing ad oggetto la fornitura del servizio di conservazione.

Ancora, con riguardo ai requisiti della fattura la circolare precisa che sia il fornitore/prestatore sia il cessionario/committente sono tenuti a garantire l’autenticità dell’origine della fattura e l’integrità del suo contenuto, anche adottando modalità indipendenti l’uno dall’altro. La circolare ribadisce che la firma elettronica avanzata non è di per sé sufficiente a garantire la leggibilità della fattura, dal momento della sua emissione al termine del periodo di archiviazione.

Altro rilevante chiarimento fornito dalla circolare è quello per cui è possibile emettere la fattura differita anche nel caso di prestazioni di servizi, e non più solo in relazione alla cessione di beni, a condizione che la fattura emessa indichi dettagliatamente le operazioni e le prestazioni di servizio. Infine, la circolare fornisce chiarimenti in relazione alla fattura semplificata, prevedendo altresì la possibilità di emetterla in funzione sostitutiva della fattura-ricevuta fiscale.

Il 27 giugno 2014 è entrato in vigore il decreto 17 giugno 2014 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005”.

Il decreto disciplina la formazione, l’emissione e la conservazione dei documenti rilevanti a fini tributari con modalità informatiche. L’art. 2 stabilisce che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono presentare i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. La conservazione deve avvenire con modalità tali da garantire la leggibilità del documento nel tempo e tali da consentire le funzioni di ricerca e di selezione delle informazioni. Il processo di conservazione termina con l’apposizione sul pacchetto di archiviazione di un riferimento temporale che sia opponibile ai terzi (quale, ad esempio, una marca temporale).

Dall’entrata in vigore del decreto le disposizioni di cui al precedente del 23 gennaio 2004 continuano ad applicarsi esclusivamente ai documenti già conservati alla data del 27 giugno 2014.

firma_digitale2È stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 in materia di “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005″.

Il Decreto – con la cui entrata in vigore viene abrogato il precedente Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 – elimina il termine dei 15 giorni per la conservazione elettronica delle Fatture (art. 3, comma 3).

Il testo del nuovo Decreto Ministeriale è disponibile QUI.

Ricordiamo anche che nei giorni scorsi è stata pubblicata sul sito dell’Agenzia delle Entrate la Circolare 18/E del 24 giugno 2014 con “chiarimenti in tema di fatturazione elettronica”, alla luce delle modifiche alla Normativa interna a seguito del recepimento della Direttiva 2010/45/UE del 13 luglio 2010.

A quest’ultima novità normativa è dedicato l’approfondimento di Giusella Finocchiaro pubblicato dal Sole 24 ore e disponibile QUI.

Vi proponiamo qui l’articolo di Giusella Finocchiaro apparso sul Sole 24 Ore , sezione Quotidiano del Fisco, il 26 giugno  2014.

Con la circolare 18/E del 24 giugno 2014 l’agenzia delle Entrate fornisce chiarimenti sulla fatturazione elettronica e risposte a specifici quesiti.

Il primo chiarimento è sulla definizione. Per «fattura elettronica», dispone l’articolo 21 del Dpr 633/1972, si intende «la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico». La circolare chiarisce che, per potersi qualificare una fattura come «elettronica» ciò che rileva non è il formato originario, utilizzato per la sua creazione, che può essere anche cartaceo, ma la circostanza che la fattura sia in formato elettronico al momento della sua trasmissione al destinatario. Al contrario, non può qualificarsi come «elettronica» la fattura, creata in formato informatico, che venga inviata e ricevuta dal destinatario in formato cartaceo.

Il secondo chiarimento è relativo all’«accettazione» della fattura. L’articolo 21 del Dpr 633/1972 dispone che «il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario». La circolare precisa che il termine «accettazione», coerentemente con le indicazioni delle note esplicative della Direttiva 2010/45/UE del 13 luglio 2010, nonché sulla base di un’interpretazione letterale, non presuppone un accordo formale (precedente o successivo alla fatturazione) tra le parti. Inoltre, l’accettazione del destinatario non influenza l’obbligo dell’emittente di procedere comunque all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica in capo all’emittente. Infatti, come precisato dal paragrafo 1.5 della circolare, se il destinatario non accetta il documento elettronico, l’emittente può comunque procedere all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura creata e trasmessa in modalità elettronica possieda i requisiti di legge (autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità) dal momento della sua emissione fino al termine del periodo di conservazione. Il destinatario, invece, potrà procedere alla stampa. Il punto è di centrale importanza e trova la sua ratio nella volontà di non creare vincoli alla diffusione della fatturazione in modalità elettronica. Non c’è dunque un obbligo di simmetria tra ciò che viene originato e inviato dall’emittente e ciò che viene conservato dal destinatario. Il destinatario di una fattura elettronica, qualora non accetti il processo, potrà materializzare il documento stampando la fattura elettronica e creando così una copia analogica del documento informatico costituito dalla fattura, ai sensi dell’articole 23 del Codice dell’amministrazione digitale.

Un ulteriore importante chiarimento riguarda la «conservazione». Con riguardo alla fase di conservazione, la circolare chiarisce quali siano i vincoli da rispettare nel caso in cui il luogo di conservazione elettronica delle fatture sia in un altro Stato. Questi requisiti potranno trovare compiuta disciplina in un apposito contratto di outsourcing avente ad oggetto la fornitura del servizio di conservazione.

Ancora, con riguardo ai requisiti della fattura che, si ricorda, sono autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità, la circolare precisa che sia il fornitore/prestatore sia il cessionario/committente devono garantire l’autenticità dell’origine della fattura e l’integrità del suo contenuto. Anche in questo caso, non è prevista la simmetria: essi possono scegliere indipendentemente o congiuntamente le modalità attraverso cui garantire i detti requisiti. La circolare ribadisce che la firma elettronica avanzata non è di per sé sufficiente. Possono essere invece utilizzati, a titolo esemplificativo: i sistemi di controllo di gestione; la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente; i sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati; altre tecnologie non specificate.

Si conferma che il cedente o prestatore possono incaricare il proprio cliente o un terzo di emettere per loro conto la fattura: in questi casi occorre che l’origine e l’integrità del documento elettronico siano garantiti dal soggetto emittente il quale è tenuto ad apporre la propria firma elettronica qualificata o digitale.

Sono fondamentali gli accordi intervenuti tra il cedente/prestatore ed il cliente/terzo, che possono prevedere l’invio del documento finale già redatto, oppure il semplice flusso di dati da aggregare per la compilazione del documento finale, ovvero la sua messa a disposizione. Anche in questo caso è essenziale il contratto di outsourcing. In ogni caso, ribadisce la circolare, occorre annotare in fattura che la stessa è stata compilata dal cliente ovvero, per conto del cedente o prestatore, dal terzo (articolo 21, comma 2, lettera n), del D.P.R. n. 633 del 1972).

Con la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale, Serie Generale, n. 89 del 16 aprile 2014, della circolare AGID n. 65 del 2014, entrano in vigore le nuove regole per l’accreditamento dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici.
La circolare è stata illustrata su questo blog nel post del 17 aprile 2014.

Regolamento sulla conservazione, Regolamento IVASS e Regolamento eIDAS in materia di identificazione online e servizi fiduciari. In questo video, Giusella Finocchiaro illustra le ultime novità in materia di digitalizzazione.



ICT5ExecutiveA maggio sono state pubblicate le norme che disciplinano l’uso della firma elettronica e ad aprile le attesissime regole tecniche per la gestione dei processi di fatturazione elettronica nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni, che fissano l’obbligo al 6 giugno. In un’intervista al magazine ICT4Executive, Giusella Finocchiaro spiega che, anche se non sempre semplice da comprendere, il quadro normativo italiano è ormai completo. Vi proponiamo qui parte dell’articolo, la cui versione completa è disponibile sul sito di ICT4Executives.

Professoressa Finocchiaro, quali sono le novità normative più significative nell’ambito della firma elettronica, della fatturazione elettronica e della dematerializzazione dei documenti?

Sul tema della firma elettronica si è in attesa della definitiva approvazione da parte della Commissione Europea della Proposta di Regolamento in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno. Al Regolamento, che una volta adottato abrogherà la Direttiva Europea 1999/93/CE, si guarda con estremo interesse. Evidente, infatti, l’obiettivo di realizzare un vero mercato unico per il digitale, eliminando le barriere dettate dalle normative nazionali, puntando sull’interoperabilità giuridica e tecnica fra i Paesi dell’Unione degli strumenti elettronici di identificazione, autenticazione e firma.

Con particolare riguardo alla cosiddetta “firma grafometrica” (la firma digitale su tablet – ndr), strumento in crescente diffusione in diversi settori economici, si è in attesa del provvedimento generale dell’Autorità Garante sul trattamento dei dati biometrici utilizzati in questa innovativa modalità di sottoscrizione. Diversi sono stati i provvedimenti dell’Autorità Garante che, nonostante non rivestano carattere generale, hanno offerto ai potenziali soggetti erogatori di soluzioni di firma “grafometrica” specifiche istruzioni operative1.

Con riguardo alla dematerializzazione dei documenti, si segnala che sono in attesa di pubblicazione in Gazzetta Ufficiale le regole tecniche di attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale in materia di conservazione dei documenti e in materia di protocollo informatico.

Recente, inoltre, l’entrata in vigore delle Linee Guida predisposte dall’AGID per l’effettuazione dei pagamenti elettronici a favore delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi2.

Fondamentale, infine, la disciplina sulla fatturazione elettronica. Con il decreto ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013 sono state individuate le regole tecniche per la gestione dei processi di fatturazione elettronica nei confronti delle pubbliche amministrazioni. Il decreto riveste un rilievo evidente dando attuazione agli obblighi, previsti dalla Legge Finanziaria del 2008, di fatturazione elettronica nei confronti delle pubbliche amministrazioni. A partire dal prossimo 6 giugno, Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali di previdenza e assistenza sociale non potranno accettare fatture in formato cartaceo. Successivamente l’obbligo si estenderà anche alle altre pubbliche amministrazioni.

[continua su ICT4Executive]

Sono stati pubblicati ieri nel Supplemento Ordinario n. 20 della Gazzetta Ufficiale n. 59 il d.p.c.m. 3 dicembre 2013, “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” e il d.p.c.m. 3 dicembre 2013, “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.

Si tratta evidentemente di due importanti tasselli per la definizione di un quadro giuridico di riferimento sui processi di digitalizzazione. Dall’entrata in vigore dei due decreti (al trentesimo giorno successivo la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale), saranno abrogate le precedenti fonti di riferimento e segnatamente la Delibera Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11 e il d.p.c.m. 31 ottobre 2000. Sotto il profilo operativo, si segnala che i sistemi di conservazione dovranno adeguarsi alla nuova disciplina entro il termine di trentasei mesi decorrente dall’entrata in vigore del d.p.c.m.

Quali, dunque, le principali novità?

Le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione si applicano alle pubbliche amministrazioni, alle società interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico, ai privati, ai soggetti esterni cui è affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici.

Maggiormente accentuato rispetto al passato il ruolo del responsabile della conservazione di cui sono definiti espressamente i compiti e conseguentemente i profili di responsabilità.

Accentuata è altresì la necessità di un cooordinamento fra le attività del responsabile della conservazione e le attività del responsabile del trattamento dei dati personali. Tuttavia, la novità più rilevante pare essere l’utilizzo della formula “sistema di conservazione” che reca con sé l’idea della conservazione dei documenti quale processo unitario pur se scindibile in distinte fasi.

L’art. 3 del d.p.c.m. prevede quali siano i requisiti che un sistema di conservazione deve garantire. Sotto questo aspetto, particolare rilavanza ha la previsione secondo cui il sistema di conservazione deve garantire l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo conservato dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.

Diverse dunque gli aspetti rilevanti di questa nuova disciplina che non mancheranno di essere approfonditi nel nostro blog.