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E-fattura: invio e conservazione, ecco tutte le norme

Vi proponiamo qui l’articolo di Giusella Finocchiaro pubblicato sul Il Corriere delle Comunicazioni il 7 luglio 2014.

fotina-131120130426_mediumL’Agenzia delle Entrate con la circolare 18/E del 24 giugno 2014 ha fornito chiarimenti sulla disciplina in materia di fatturazione elettronica.

Secondo quanto dispone l’art. 21 del d.p.r. 633 del 1972, per “fattura elettronica” si intende “la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”. Sotto questo profilo, la circolare chiarisce che, per potersi qualificare una fattura come “elettronica” ciò che rileva non è il formato originario, utilizzato per la sua creazione, che può essere anche cartaceo, ma la circostanza che la fattura sia in formato elettronico al momento della sua trasmissione al destinatario. Al contrario, non può qualificarsi come “elettronica” la fattura, creata in formato informatico, che venga inviata e ricevuta dal destinatario in formato cartaceo.

L’art. 21 del d.p.r. 633 del 1972, inoltre, stabilisce che il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario. In relazione a questo aspetto, la circolare chiarisce che il termine “accettazione”, coerentemente con le indicazioni delle note esplicative della Direttiva 2010/45/UE del 13 luglio 2010, non è da intendersi come richiedente un accordo, precedente o successivo alla fatturazione, tra le parti.

L’accettazione del destinatario non è condizione necessaria per il perfezionamento del processo in capo all’emittente. Infatti, come precisato dal paragrafo 1.5 della circolare, se il destinatario non accetta il documento elettronico, l’emittente può comunque procedere all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura creata e trasmessa in modalità elettronica possieda i requisiti di legge dal momento della sua emissione fino al termine del periodo di conservazione.

Un ulteriore importante chiarimento riguarda la fase di conservazione. La circolare, infatti, chiarisce quali siano i vincoli da rispettare nel caso in cui il luogo di conservazione elettronica delle fatture sia in un altro Stato. Si presume, quindi, che questi requisiti saranno oggetto di disciplina nel contratto di outsourcing ad oggetto la fornitura del servizio di conservazione.

Ancora, con riguardo ai requisiti della fattura la circolare precisa che sia il fornitore/prestatore sia il cessionario/committente sono tenuti a garantire l’autenticità dell’origine della fattura e l’integrità del suo contenuto, anche adottando modalità indipendenti l’uno dall’altro. La circolare ribadisce che la firma elettronica avanzata non è di per sé sufficiente a garantire la leggibilità della fattura, dal momento della sua emissione al termine del periodo di archiviazione.

Altro rilevante chiarimento fornito dalla circolare è quello per cui è possibile emettere la fattura differita anche nel caso di prestazioni di servizi, e non più solo in relazione alla cessione di beni, a condizione che la fattura emessa indichi dettagliatamente le operazioni e le prestazioni di servizio. Infine, la circolare fornisce chiarimenti in relazione alla fattura semplificata, prevedendo altresì la possibilità di emetterla in funzione sostitutiva della fattura-ricevuta fiscale.

Il 27 giugno 2014 è entrato in vigore il decreto 17 giugno 2014 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005”.

Il decreto disciplina la formazione, l’emissione e la conservazione dei documenti rilevanti a fini tributari con modalità informatiche. L’art. 2 stabilisce che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono presentare i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. La conservazione deve avvenire con modalità tali da garantire la leggibilità del documento nel tempo e tali da consentire le funzioni di ricerca e di selezione delle informazioni. Il processo di conservazione termina con l’apposizione sul pacchetto di archiviazione di un riferimento temporale che sia opponibile ai terzi (quale, ad esempio, una marca temporale).

Dall’entrata in vigore del decreto le disposizioni di cui al precedente del 23 gennaio 2004 continuano ad applicarsi esclusivamente ai documenti già conservati alla data del 27 giugno 2014.

Giusella Finocchiaro

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Direttore Scientifico
Prof. Avv. Giusella Finocchiaro
Curatrice Editoriale
Dott. Giulia Giapponesi